Personas exitosas hacen muchas cosas al día y la pregunta es cómo lo hacen. No es precisamente una cuestión de tiempo porque todos tenemos las mismas 24 horas sino de actitud y de organizar la agenda personal.
Tener una agenda es imprescindible para quienes trabajan por su propia cuenta, para aquellas personas que tienen multitareas y también es útil para quienes trabajan en casa o tienen responsabilidades fuera de las del trabajo.
Una agenda es la mejor herramienta de gestión de tiempo
- Te da el control. Tener una agenda personal permite tener el control real sobre el tiempo y prioridades.
- Te hace más efectivo. Puedes tener los detalles apuntados y evitas despistes, convirtiéndote en una persona más atenta.
- Te ayuda a ahorrar. Sabemos que ‘el tiempo es dinero’, por lo que planificar los desplazamientos ahorra combustible y tiempo.
- Te invita a tomar acción. A veces tenemos que hacer algo, pero no lo ejecutamos. Una agenda te permite tener presente esa actividad y a ponerle una fecha límite para que se cumpla.
- Te hace más creativo. Cuando tu mente tiene que ocuparse del día a día, le cuesta pensar en cosas más creativas. Usando una agenda liberas tu memoria y te vuelves más imaginativo.
- Te motiva. Cuando día a día repases tu agenda personal, podrás comprobar la evolución de tus objetivos.
- Te evita frustraciones. El descontrol te genera sentimientos negativos, como ansiedad y la frustración. Con una agenda puedes evitar sentirte así, ya que manejarás mejor tu tiempo.
Hay muchas formas de organizar una agenda.
Método 1, 2, 3
Para usar este método, primero debes hacer una lista de todas las cosas pendientes de ese día, de forma aleatoria (sin pensar en la hora o la urgencia de la tarea).
Una vez que tengas toda la lista en vertical debes poner dos columnas. En la primera escribe la clasificación de la prioridad de acuerdo con esta escala:
- Las tareas urgentes o que deben realizarse a primera hora del día, por ejemplo, comprar el pan del desayuno.
- Son tareas que necesitas hacer en el día, pero que no tienen un horario fijo como ir al banco.
- Numera así las cosas que harías ese día siempre y cuando te dé tiempo y que pueden esperar un día más a ejecutarse porque tienes suficiente antelación, verbigracia limpiar el horno.
Al usar este método verás claramente que debes empezar el día haciendo las tareas 1, y continuar en orden con el 2 y el 3.
Método semáforo
Se usan los tres colores del semáforo: verde si la tarea está hecha, amarillo si está sin completar y rojo si no lo has cumplido.
Es un método para organizar la agenda personal. Hay que apuntar el día anterior todas las tareas y rutinas que quieres, y al final del día, subrayar o poner los colores que correspondan.
Todas las tareas en amarillo debes apuntarlas inmediatamente al principio del siguiente día para no dejar nada a medias y a continuación las que quedaron en rojo.
Normas básicas de organización del tiempo
No hay que dejar para mañana lo que puedas hacer hoy, es un error – procastinar – dejar para después las cosas. Lo que tengas que hacer hazlo. Es mejor ir cumpliendo las tareas a medida que las tengamos planificadas.
Establece prioridades: El tiempo que dedicas a cada actividad dependen de la prioridad que le des. Hay que pensar en lo que debes y no en lo que quieres hacer. Si evitas retrasar las tareas y priorizas no tendrás cosas acumuladas en tu agenda.
Respeta tus rutinas. Los hábitos son acciones que hemos incorporado a nuestro día a día, y hacemos casi sin darnos cuenta. «No tengo tiempo» no existe, lo que no tienes es el hábito o el interés, y te falta organización. Así, para gestionar correctamente tu agenda personal debes tener el hábito de respetar lo que hayas apuntado en ella.
Organiza tu agenda de trabajo
Si quieres separar mejor tu vida profesional de tu espacio personal o experimentas constantes interrupciones en tu teletrabajo, es importante dar a cada cuestión su propio lugar en la agenda.
La expresión del orden se basa en la delimitación de horarios. Cuando te aproximas a ese equilibrio tan deseado también mejora tu calidad de vida.
Por tanto una agenda es una herramienta práctica.
Elige la que más te guste. Puedes optar por tener una agenda física, en formato papel, o si lo prefieres, una electrónica o alguna aplicación en tu teléfono celular.
Tomado de Soy Rappi, Formación y estudios.
También puede interesarte: Dieta para adelgazar 5 kilos de forma saludable.