Por qué algunos proveedores cobran por cotizar y no debería molestarte

Algunos proveedores cobran por cotizar, por presupuestar, incluso por dar un estimado, y en algunos casos tiene sentido.

Por qué algunos proveedores cobran por cotizar

Por Newman Viloria y Guillermo Otero

Un seguidor que prefiere permanecer anónimo nos contó esto:

Mi cliente se quejó porque le cobré 10$ por una cotización, según él, la compra era “segura”.

Le hice la cotización que me costó tiempo y esfuerzo porque eran más de 10 items en tiendas distintas, y tenía que asegurar la compatibilidad entre las piezas.

Al recibir la cotización, la respuesta del cliente fue «está muy caro, yo puedo encontrar mejores precios».

Perdí tiempo llamando y visitando tiendas y buscando los mejores precios.

Por supuesto que el cliente tiene todo el derecho de rechazar la cotización, y yo tengo el derecho de cobrar por el tiempo invertido.

¿Qué opinan?

Te explico por qué algunos proveedores cobran por cotizar

Pues a veces nos cobran servicios que pensábamos que eran gratis o simplemente un favor y pasamos de la sorpresa a la molestia.

En algunos casos, hacer una cotización o presupuesto requiere que un especialista (del área que sea) invierta suficiente tiempo y esfuerzo como para que se considere una tarea cobrable al cliente.

Por eso algunos proveedores cobran por la revisión o diagnóstico y eso causa molestia a los clientes menos comprensivos.

A veces hacer una estimación requiere análisis, conocimiento, experiencia, contactos, llamadas, desplazamientos, y en todo esto se usa tiempo, y medir el tiempo es una manera muy común para calcular el costo de una tarea.

No es lo mismo ir a una tienda y preguntar un precio que usar a un freelancer para hacer la compra

En la tienda:

Está el producto listo para la venta.
Hay vendedores que cobran por su trabajo, tanto un salario base como una comisión por venta.
El cliente puede ver los productos, y en algunos casos, hasta probarlos.

La tienda puede cobrar más caro o más barato que un freelancer dependiendo de la línea que venda, la zona y otros factores.

Hay situaciones en las que la compra no es directa. La hacemos mediante un especialista, y hablamos específicamente de freelancers o autoempleados, porque son ellos los más vulnerados al momento de cobrar por sus servicios.

A veces cuando una compra requiere evaluación, investigación, varios proveedores, y transporte, tanto para buscar los bienes en los proveedores como para llevarlos al cliente, necesitamos o preferimos usar a un especialista.

En algunas áreas las tareas relativas a una compra se les llama «procura», y en resumen se basa en buscar los mejores productos o servicios al mejor precio y con las mejores condiciones para el cliente, que como no tiene tiempo o conocimientos, prefiere delegar la tarea de comprar a un tercero.

La procura en sí es un trabajo, una tarea, un servicio. Y no es gratis. Por eso algunos proveedores cobran por cotizar.

Quien entrega una cotización que implica investigar tanto los mejores componentes como los mejores proveedores, usa sus recursos para asegurar que su cliente hará una buena compra.

Pongamos el caso de nuestro amigo técnico que repara y vende computadoras. Como buen técnico, se preocupa por hacer una evaluación minuciosa de cada componente que va a sugerir a su cliente.

Hay un asunto de compatibilidad. No todos los componentes son compatibles entre sí. Además, el buen técnico tomará en cuenta cada petición y estará atento a los posibles cambios que se necesiten porque a medida que se avanza, tanto cliente como técnico tendrán información nueva y pueden alterar los productos a comprar.

El técnico no solo está dando un precio. Tiene que determinar cuáles son los mejores productos y servicios, tiene que asegurar compatibilidad entre las partes y piezas, tiene que procurar las mejores condiciones, por ejemplo, el tiempo de garantía.

El técnico o especialista está facilitando la compra al cliente y ese servicio puede tener un valor monetario

Antes de llegar a producir la cotización, el presupuesto o el estimado, el técnico tiene que hacer un diagnóstico, analizar y decidir en base a su experiencia y conocimientos, ubicar las partes y piezas en el mercado, que a veces no es fácil, y quizá tiene que comprar a varios proveedores.

A veces el técnico ya hizo gran parte del trabajo y el cliente compra en otro lado.

El cliente puede buscar sus propios componentes

Por supuesto que sí, y el técnico le debe desear la mejor de las suertes cuando es así. El problema sucede cuando el técnico ya usó y perdió su tiempo. Incluso si el cliente decide no comprar nada. El trabajo de procura ya está hecho y perdido.

No solo pasa a nivel técnico y en la procura de productos, también sucede con algunos servicios.

El caso de las repetidas reuniones de dos horas que no llegan a nada, o el famoso “hazme un logo como favor que eso no te cuesta nada” o el “necesito que me asesores porque tu sabes de eso”.

Todo puede ser gratis, todo puede ser un simple favor, pero hay que tener sentido común, porque todo también tiene límites.

Tu amigo diseñador no tiene que hacer tu logo gratis. Tampoco tu amiga que sabe redactar te tiene que hacer el curriculum “de pana”. Mucho menos un desconocido.

Un abogado puede escuchar el problema que tienes y quizá dar su opinión, pero no está obligado a tomar tu caso de gratis. Y tomar tu caso comienza cuando le haces consultas telefónicas con frecuencia, así sea por el chat de WhatsApp.

La experiencia en Sociappeal

En la agencia de marketing digital Sociappeal nos pasó más de una vez que un prospecto (un posible cliente) antes de formalizar, antes de pagar, nos invitaba a reunirnos varias veces. Esas reuniones duraban dos o más horas cada una. Es decir, podíamos estar durante diez o más horas reunidos, incluso con agencias competidoras presentes en las reuniones.

El cliente paga el tiempo de sus empleados presentes en esas reuniones porque están en su nómina. Todos los reunidos están cobrando por su tiempo, menos los de las agencias invitadas.

En esas reuniones forzosamente dábamos nuestra opinión y con ella nuestros conocimientos. Las mesas de trabajo eran para explorar las necesidades de la marca y casi nunca para negociar el precio del proyecto, pues apenas estaba tomando forma, así que no estaba dimensionado. No se sabían las tareas, los entregables, el alcance, los límites.

Y eso está muy bien, pero no podíamos trabajar 10, 20 o 30 horas gratis, usando el tiempo de 2 o 3 personas de la agencia. Es decir, esas horas estaban multiplicadas por la cantidad de personas de la agencia que estaban en las reuniones.

Basta ya

Entonces nos cayó la locha y comenzamos a identificar ese tipo de consultas vampiro que los clientes hacen sin intención de aprovecharse.

Como pasa al cliente que delega la procura a un técnico especializado, el cliente de la agencia de marketing digital no está al tanto, o no considera el valor del tiempo de los ejecutivos de la agencia.

Nos podemos reunir dos horas contigo si eres un prospecto, pero no más de eso. Si necesitas más de nuestro tiempo, nos tienes que pagar.

A veces cobramos para cotizar y los clientes se molestan. En otro artículo te explico por qué lo correcto en un proyecto de marketing digital es hacer “estimaciones” y no “cotizaciones” ni “presupuestos”.

Hay personas y marcas que no saben lo que quieren y aun así no entienden por qué algunos proveedores cobran por cotizar

Lo que sucede es que en muchos casos, por ejemplo en desarrollo web o en la creación de una estrategia de marketing, no hay un precio preestablecido. Ni siquiera hay un plan. A veces hay marcas que a este punto no saben lo que quieren, ni siquiera saben lo que necesitan.

A veces, cuando el cliente comienza a aprender o a entender, le vienen ideas nuevas y un proyecto va creciendo y las reuniones aumentan y también las preguntas, los desvíos y proyectos spin-off salen del proyecto principal.

Por si todo esto fuera poco, al final el cliente puede decir que lo hará con otra agencia o que no hará nada por ahora.

No hay problema. Pero luego de la primera reunión de 2 horas, las reuniones adicionales las tienen que pagar por hora, o pagar el anticipo, que puede ser entre un 40% y un 60% del precio estimado del proyecto, si es que se tiene ese número.

Esto es mejor para todos porque nos sentimos libres de opinar y hacer recomendaciones pues pasamos de ser posibles proveedores a ser asesores o consultores que están cobrando su asesoría según las horas invertidas en cada proyecto.

A veces se invierten muchas horas de trabajo antes de llegar a la cotización

Cotizar proyectos complejos puede ser muy descriptivo. Para llegar a la cotización pueden hacer falta varias reuniones para discutir respecto a la paleta de colores, la tecnología a utilizar o cualquier otra cosa.

Esa cotización descriptiva y todo lo aprendido para llegar a ella el cliente lo puede tomar para adelantar y ejecutar el proyecto con otra agencia.

Veamos un caso más sencillo.

Necesitamos a un técnico para que repare nuestra lavadora

El técnico cobrará la visita, sin duda. Y podría cobrar el diagnóstico, sin reparar nada. ¿Por qué? Porque tuvo que venir a casa, abrir la lavadora, revisar todo para poder decir qué pasa.

Supongamos que el problema era que la habíamos desenchufado sin darnos cuenta. Igual le tenemos que pagar la visita.

“El señor me cobró y no hizo nada, solo me dijo que comprara esto y aquello” o “Solamente enchufó la lavadora y aun así me cobró”

Te está cobrando su tiempo, el pasaje o la gasolina, haberse movido, dejar de hacer otras cosas para ir a tu casa.

Por eso se cobra por revisión, por diagnóstico, por cotización o por reunirnos.

No es ser usurero ni aprovechado. Se trata de valorar el tiempo, los conocimientos, el talento y otros recursos de los proveedores.

Hasta qué punto no es un abuso o aprovechamiento no pagar

El tiempo y el esfuerzo son la clave. Si es una simple pregunta, o unas pocas preguntas, que te responden en unos minutos, puede (y en la mayoría de los casos debe) ser gratis.

En caso de que la persona que te asesora debe invertir más de una hora, tiene que moverse, contactar a otros, usar otros recursos, entonces deberías pagar.

Si la persona te está haciendo una recomendación de compra, puede ser hasta una ventaja que te cobre, pues será responsable de los resultados de dicha compra.

Concluyendo: Por qué algunos proveedores cobran por cotizar

Cuando te moleste que te cobren algo que según tu criterio, o según la costumbre piensas que debería ser gratis, échale cabeza.

Quizá te darás cuenta de que cobrar no es tan descabellado. Al contrario, puede ser lo normal, el deber ser.

Así como supongo que quieres cobrar por tu trabajo, debes pagar por el trabajo de otros.

Un punto medio

Una forma fácil de resolver el pago de la cotización es aceptar pagarla, pero pedir al proveedor que tome ese pago como un anticipo, es decir, que lo descuente de la factura final en caso de que le compres a él.

Te puede interesar:

Buen día, un café por favor.

Una visita al Café Mimi se convierte en la oportunidad de ver a un país que no se rinde y que tiene lo necesario para levantarse: ganas y creatividad.