Qué establece el Código de Comercio venezolano respecto a actualizar los Libros Legales
Actualizar los Libros Legales es muy importante pues presentarlos actualizados es uno de los requisitos del SENIAT durante la fiscalización
Actualizar los Libros Legales y presentarlos actualizados es uno de los requisitos que exigen los fiscales del SENIAT durante sus fiscalizaciones son los Libros Legales de Contabilidad actualizados.
Este requerimiento impone clarificar con exactitud lo que establecen los instrumentos legales en este sentido.
A continuación, transcribimos lo que establece el Código de Comercio venezolano en esta materia.
3. De la Contabilidad Mercantil
Artículo 32
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estime conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
Artículo 33
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
Artículo 34
En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.”
(Los subrayados son nuestros)
De los artículos anteriores del Código de Comercio se desprenden las siguientes conclusiones:
Los Libros de Contabilidad exigidos por el Código de Comercio son el Libro Diario, El Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balances.
Solo el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances “no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil”.
No existe obligación de presentación ante el Registrador Mercantil del Libro Mayor.
Cuando se conserven todos los documentos que permitan comprobar las operaciones diarias, se podrán resumir mensualmente, los totales de las operaciones.
Esto último significa que no es necesario mostrar en el Libro Diario todos los asientos que se contabilizaron en el año fiscal. Esto si se conservan todos los documentos que permitan comprobar las operaciones diarias (como es en la mayoría de las empresas).
En tales casos, se pueden incorporar en el referido libro los doce (12) resúmenes mensuales de las cuentas que conforman el código contable de la compañía.
En nuestra opinión, esto último aplica también para el Libro Mayor, pues el Código de Comercio no especifica como llevar este libro.
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Libro de Accionistas, Libro de Actas de Asamblea y Libro de Actas de Junta de Administradores
El Artículo 260 del Código de Comercio Venezolano establece lo siguiente:
Artículo 260
Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1º El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones que haga.
2º El libro de actas de la asamblea.
3º El libro de actas de la Junta de administradores.
Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen otra cosa, los presentes deciden por mayoría de número.
Es importante estar claros que los libros referidos en el Artículo 260 no son libros contables. Por lo tanto, no son sancionables en las fiscalizaciones que pueda hacer el SENIAT.
Esto fue ratificado por la decisión del Juzgado Superior Contencioso Tributario de la Región los Andes en Sentencia N.º 208 del 13 de junio de 2013, respecto al Recurso Contencioso Tributario interpuesto por la sociedad mercantil “OLILIA, C.A.” contra una Resolución del SENIAT que asumió que el Libro de Accionistas y el de Actas de Asambleas, eran libros de contabilidad.
Estamos a su orden para cualquier consulta sobre este importante aspecto.
Walter Ruiz Tovar Economista USM. Consultor Ejecutivo y Gerencial en materia de Costos; Procesos y RRHH. @WertConsulting wert.consultas@gmail.com
Edgar Morales Velázquez Contador Público UCAB Experto en Materia Fiscal @MVAsociados emoralesv50@gmail.com