El código de cuentas contables debe adecuarse a las necesidades de la empresa
Además, se deben establecer con claridad las Unidades de Negocio de la empresa.
El diseño del código de cuentas contables debe iniciarse con una adecuada recolección de información.
En un artículo anterior hablamos de la importancia del diseño de un código de cuentas que obedezca a las necesidades y visión de la empresa. También de la definición de las unidades de negocios y de centros de costos asociados a las unidades de negocio.
En este artículo ampliaremos y daremos ejemplos de estas tres herramientas de control gerencial.
En relación al diseño del código de cuentas contables, es común en las pequeñas y medianas empresas que esa labor se la asignen al área contable. Y ellos con frecuencia utilizan algún modelo tradicional que no se corresponde con las actividades de la empresa ni con los requerimientos de información que necesita la gerencia para tomar decisiones.
El diseño del código de cuentas contables debe iniciarse con una adecuada recolección de información entre los usuarios de los estados financieros para investigar sus requerimientos y necesidades de información, comenzando por la alta gerencia hasta la gerencia media.
Toda esta recopilación debe ser documentada y tabulada como soporte del producto final que se elabore.
Luego de este primer análisis, se deben establecer con claridad las Unidades de Negocios de la empresa.
Esta tarea puede ser muy simple o muy compleja dependiendo de la empresa que se trate.
Siguen algunos ejemplos.
Concesionario de vehículos
- Ingresos por venta de vehículos.
- Ingresos por venta de repuestos.
- Ingresos por servicios de taller.
Hotelería
- Ingresos por habitaciones.
- Ingresos por alimentos y bebidas.
- Ingresos por alquiler de salones.
- Ingresos por concesionarios.
- Ingresos por operación del casino.
Clínica
- Ingresos por atención primaria de pacientes.
- Ingresos por hospitalización.
- Ingresos por laboratorio.
- Ingresos por servicio de imágenes.
- Ingresos por concesionarios.
Cadena de comida rápida
Unidades de negocios correspondientes a cada local en operación.
Una vez definidas las unidades de negocios hay que identificar los costos directos. Estos son los que inciden directamente en la producción de producto(s) o prestación de servicio(s) que corresponden a esas unidades de negocios.
- Costos de personal.
- Insumos.
- Depreciación de inmuebles y equipos.
- Mantenimiento en general.
- Gastos de importación.
- Alquileres.
El código de cuentas debe alinear los ingresos de las unidades de negocios con los costos directos asociados para generar dichos ingresos.
Esto a fin de obtener un resultado operacional por cada unidad de negocios.
Posteriormente, se deben identificar y codificar los gastos no asociados directamente con la producción de productos o la prestación de servicios, sino que son comunes para todas las unidades de negocios.
Por ejemplo:
- Gastos del departamento de administración y contabilidad.
- Gastos del departamento de personal.
- Honorarios profesionales.
- Impuestos y tasas.
- Comisiones bancarias.
- Publicidad y mercadeo.
- Arrendamiento de las oficinas administrativas.
- Primas de seguros.
- Gastos de representación.
Los factores críticos del éxito al implementar un código de cuentas contables con características de este tipo son los siguientes:
- Apoyo de la alta gerencia para lograr el objetivo propuesto.
- Procesos administrativos y contables definidos y documentados.
- Software administrativo – contable robusto.
- Apropiada parametrización del software.
- Entrenamiento de los usuarios.
- Seguimiento y ajustes sobre la marcha.
- Evaluación periódica de los resultados.
En caso de requerir apoyo y asesoría en cualquiera de las áreas o etapas de este proceso, no dudes en contactarnos.
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Walter Ruiz Tovar Economista USM. Consultor Ejecutivo y Gerencial en materia de Costos; Procesos y RRHH. @WertConsulting wert.consultas@gmail.com
Edgar Morales Velázquez Contador Público UCAB Experto en Materia Fiscal @MVAsociados emoralesv50@gmail.com