Establece prioridades en las tareas diarias con estas técnicas y consejos

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Cuando se comienza el trabajo normalmente se busca ser lo más productivo posible, aunque no se establezcan prioridades en las tareas diarias. Sin embargo, al atender múltiples solicitudes que se van presentando lo que se preparó al principio va quedando de lado.

Muchos no tenemos un proceso que permita dar prioridad a las labores y siempre sentimos que vamos detrás de lo que hay que hacer, poniendo en riesgo el cumplimiento de vencimientos clave. Ta daremos a continuación unos métodos útiles para gestionar las cargas laborales.

Reúne tus acciones pendientes y crea una lista de tareas

Debes tener una vista única de todo lo que necesitas que se haga primero. Tómate el tiempo para armar una lista con los trabajos que debes elaborar. Agrega información como la cantidad de tiempo que llevará finalizarlas, el grado de importancia y la fecha de entrega. No te preocupes por organizar tus tareas demasiado pronto, sino que ponlas todas en el mismo sitio. Reunir todo lo necesario es esencial. Si te organizas al principio del proyecto será más fácil mantenerte organizado más tiempo.

Usa un método de priorización de tareas para organizar tu trabajo y tu lista de pendientes

Hay algunos métodos comunes para la priorización de las tareas.

1.-No lo dejes para mañana. El escritor estadounidense Mark Twain decía: «Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana». Esto se traduce a ocuparte primero de las tareas más grandes y complejas.

2.-La matriz de decisiones de Eisenhower (de Dwight D. Eisenhower, figura cumbre en la II Guerra Mundial) de lo importante y lo urgente: qué hacer ahora (lo importante y urgente), qué debes planificar (lo importante que no es urgente), qué puedes delegar (lo que no es importante pero sí urgente) y lo que posiblemente podrías descartar (todo lo que no es importante ni urgente).

3.-Método ABCDE: tomas la lista de tareas, le asignas una letra (valor) a cada tarea según su nivel de importancia y después te ocupas de las tareas según su calificación. Es una forma rápida de evaluar su importancia para definir las prioridades y administrar el tiempo.

4.-Fragmentación: Un fragmento es una actividad laboral focalizada. Puede tratarse de una unidad independiente, una porción de un proyecto más amplio o un grupo de pequeñas tareas sin relación entre sí. Hay que convertir dichos fragmentos en bloques temporales ininterrumpidos y focalizados.

Emplea el calendario para programar tareas

Toda tarea tiene un principio y un fin. Hay que agregar una fecha de inicio y una de entrega a cada tarea, asegurándose de no pasar nada por alto mientras se reciben trabajos nuevos y cambian las prioridades. Si la tarea asignada no tiene fechas claras de inicio o de entrega, pide esa información para programar el tiempo. Tendrás incluso la posibilidad de configurar una fecha anterior a la de vencimiento y podrás estar listo en caso de que tengas que entregar el trabajo antes o que surjan inconvenientes.

Comunica el progreso de las tareas a tus compañeros

Tus compañeros de equipo pueden estar esperando a que finalices una tarea o que tengas tiempo para dedicárselos a ellos. Al suministrarles actualización de estado sobre el progreso de una tarea, puedes reducir la cantidad de solicitudes de actualización que recibes y dedicarte a realizar tu trabajo con productividad.

El trabajo con prioridades claras es productivo

Puedes aumentar la productividad, gestionar mejor el tiempo y sentirte confiado de que cumplirás con los vencimientos cuando estableces prioridades para el trabajo.

Tomado de Asana, Hacer familia.

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