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El acta de la asamblea de propietarios es oponible a terceros y da plena fe

El acta que recoge los acuerdos de los propietarios, son instrumentos privados que hacen plena fe contra terceros y son medios de prueba en el derecho venezolano. Deben ser redactadas conforme a la estructura de contenido y orden que establece la convocatoria publicada en la prensa.

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La forma de recoger los acuerdos de los propietarios tomados en una asamblea legalmente convocada, es mediante la elaboración de un acta que luego de llenada cumpliendo ciertas formalidades, será el documento con fuerza de ley y jurídico para obligar a todos en la comunidad a cumplir con dichos acuerdos, sean quienes los apoyaron; quienes se opusieron o quienes simplemente no participaron de ellos por no estar presentes en la asamblea, por las causas que fueren.

En el artículo 24 de la ley de propiedad horizontal de Venezuela se establece en su parte final, que de toda asamblea se levantará un acta y que esta deberá ser firmada por los concurrentes. Esa acta se estampa en el Libro de Acuerdos de los Propietarios y lo mismo ocurre en las comunidades ordinarias regidas por el Código Civil Venezolano cuando se reúnen los comuneros. Esta acta representa la historia de un momento particular de cada comunidad: es la expresión de la voluntad de su máximo órgano de decisión: la asamblea. Y el acta es un documento jurídico muy importante que entra dentro de la categoría de lo que entiende el legislador civil venezolano como un instrumento privado, a tenor de lo dispuesto en el artículo 1.358 del Código Civil que reza: «El instrumento que no tiene la fuerza de público por incompetencia del funcionario o por defecto de forma, es válido como instrumento privado cuando ha sido firmado por las partes». Y aquí conviene realizar las siguientes acotaciones: 1) El libro de acuerdos de los propietarios en asamblea, bien en un condominio o en una comunidad ordinaria, propiamente no es un instrumento público, aunque en su hoja inicial un funcionario público con capacidad de darle fe pública y fecha cierta, señale el destino para el cual será utilizado; lo selle y lo folie; 2) Las actas que se redactan al calor en vivo de una asamblea son suscritas por los propietarios o sus representantes; no por funcionarios públicos. Estos: jueces, notarios o registradores tienen otras formas para presenciar estos actos y dar fe público de lo allí ocurrido, más allá de lo que pueda ser escrito y firmado por los actores que redactan y firman estas actas; 3) El artículo 1.361 del Código ejusdem revela que: «Igual fuerza probatoria que la determina en el artículo anterior producen el instrumento público y el instrumento privado, entre las partes, aún de las cosas que no han sido expresados sino de una manera enunciativa, con tal que la enunciación tenga una relación directa con el acto. Las enunciaciones extrañas al acto sólo pueden servir de principio de prueba». Y veamos lo que dice el artículo anterior, el 1.360: «El instrumento público hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el instrumento se contrae, salvo en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la simulación». 4) Y el artículo 1.362 señala que: Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrarias lo pactado en instrumentos públicos, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a título universal. No se los puede oponer a terceros». Hasta aquí la referencia que hace el Código Civil sobre los instrumentos públicos. Nótese entonces que si tiene el instrumento privado la igual fuerza probatoria entre partes, que el instrumento público, si se da la condición que indica el legislador.

Ahora, veamos lo que ha entendido nuestro legislador patrio con relación a los instrumentos privados; su fuerza probatoria está contenida en el artículo 1.363 de la siguiente forma: «El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones». Por ejemplo, si en una asamblea de propietarios se designa a un grupo de ellos para integrar una comisión asesora en materia de ingeniería hidráulica, aún cuando en el texto de la convocatoria no lo haya contemplado, ello no significa que el acta es nula; podría anularse este acuerdo si se hace la impugnación de forma oportuna y eso es otra cosa muy diferente. Vemos también, que este artículo expresamente otorga fuerza probatoria no sólo contra quienes participaron en la asamblea y hayan firmado el acta, sino respecto de terceros; y se dan por ciertas las declaraciones que contenga, salvo prueba en contrario, es decir, es una prueba «iuris tantum». Por eso, es falso el argumento de aquellos propietarios que estando ausente en una asamblea, por la causa que fuere, esgriman que como ellos no firmaron el acta, es decir, el instrumento privado, no se le pueden oponer las declaraciones que ellas contengan y todo el resto de su contenido.

Seguimos ahondando en los artículos del Código Civil Venezolano sobre los instrumentos privados. Nos topamos con el artículo 1.364 que dice: «Aquél contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento privado, está obligado reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendrá igualmente como reconocido. Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante». El otro artículo que vale la pena señalar es el 1.366 del código ejusdem: «Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un juez con las formalidades establecidas en el procedimiento civil».

La importancia de este tema estriba a nuestro humilde juicio, en la seguridad jurídica que aportan las actas a las corporaciones, en este caso, a las comunidades inmobiliarias y condominios. Por eso tienen que estar bien estructuradas: cuidar los detalles de su contenido que sean esenciales a la validez del acto propiamente dicho (por ejemplo, registro del quórum de constitución válida de una asamblea en el caso de los condominios, porque la ley especial así lo exige); la caligrafía, la ortografía, la hilación lógica de las ideas que facilitan su comprensión y entendimiento. Y nos detenemos en este último punto para decir sobre la importancia de esto: resulta que quien redacta el acta de vivo, al calor de la discusión de la asamblea, tiene que tener la mente clara y la capacidad de expresar pór escrito lo que está ocurriendo a su alrededor; porque nos hemos topado con vecinos que pueden escribir muy bonito y con excelente caligrafía, pero escriben cosas que sólo están en sus mentes y que no guardan relación con lo que realmente ocurre y se decide en su seno. Y cuando la gente va a firmar y antes se da lectura al acta, entonces todos los asistentes se niegan a ello por cuanto no están de acuerdo con su contenido.

Los acuerdos contenidos en las actas tienen vigencia desde que son aprobados y hasta que de acuerdo a su naturaleza, se agoten por la verificación de otros hechos, cambios de legislación o porque se tomen otros acuerdos que los revoquen total o parcialmente. Así, una comisión técnica designada por la asamblea, estará en funciones hasta que sea revocada por esta; o por la renuncia de sus miembros; pero nunca por el transcurso del tiempo, aunque pueda mediar tiempo sin emitir opiniones técnicas en su área de conocimiento. Será la asamblea quien debe decidir sobre su conformidad o no con la actuación de cualquier persona que haya designada para determinado fin.

Finalmente, el acta es el instrumento público de fuerza probatoria, que hace fe contra terceros y que refleja un momento en la vida de la comunidad de propietarios. Evitan problemas futuros y son un mecanismo de control por excelencia de las decisiones tomadas por el máximo órgano de decisión de la comunidad. El resguardo del libro de actas es muy importante y nosotros recomendamos que las actas sean autenticadas y registradas cuando versen sobre asuntos de extrema importancia, porque en caso de pérdida del libro, se pueden obtener fácilmente. Aunque hoy día los sistemas digitales permiten escanearlas de forma impecable y con todo lujo de detalles.

Elaborado por: Rafael Ángel Viso Ingenuo, Inpreabogado: 40.236, abogado egresado de la Universidad Central de Venezuela; Presidente de Asesorías Pro Condominios, C.A. y Director socio del bufete: Viso, Rojas y Asociados, Asesores Jurídicos, S.C.

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